社内調整力をつけて部署間調整の達人になる方法は？

何か新しいことを会社が始めようとすると、どの部署がその仕事を新たに負担するのか？で調整が必要になります。こういう仕事内容だからこの部署がやるべきでしょうという当然の考え方がある一方で、その部署は仕事を増やしたくなくて抵抗するということはあり得るでしょう。

そうなると企画、立案した人はそれを遂行するためには各部署からの協力を仰ぐ力量が問われます。一人では通常何もできないわけですから、各部署の専門性、専門的知識を持った人たちの協力を得て、それらが統合されることによってはじめて何か新しいプロジェクトが進むわけです。

しかし、非協力的な部署があった場合は、どうすればよいのでしょうか。

前提となること

  • 決議プロセス(議論の足跡)が必要（誰かひとりの思い付きでは物事を決められない）
  • 社内調整をサボるとちゃぶ台返し（ゴール直前で振り出しに戻るストレス）
  • オフィシャルな場でいきなり合意を得ようとすると必ず揉める
  • 相手が感情的でも自分は冷静に
  • 人の数だけ正義がある
  • キーマンを相手に調整
  • 人間は論理だけでは動かない　相手の感情を動かす必要
  • 調整は、相手の言い分を聞き、相手が重要視する利害を解消すれば道が開ける

【社内調整のストレス】だれも教えてくれない社内調整のコツ9選　https://rymanppt.com/internal-adjustment/

社内調整・部署間調整の必要性

簡単なことなのに、とても時間がかかる。反対を受けることも多いので、何回も説明するなど無駄な作業も多く、仕事は非効率的になりました。自分は仕事上の使命に従って行動しようとしているのに、他部門から「待った」がかかるのです。

社内調整がヘタな人とうまい人の決定的な差 関係者の利害を事前に把握し反応を想定せよ 芦屋 広太 : マネジメント・コンサルタント 2018/11/01 7:10　東洋経済ONLINE　https://toyokeizai.net/articles/-/243837

社内政治力  2018/9/22 芦屋広太 (著)

捨てるべき考え

「自分ができることは他人もできるはず」，「自分がやっている仕事は，他人も最優先でやるべき」との考え方を持ち，「自分のスタンス」と合わない人と感情的に対立し，事態を硬直化させる癖があった

5分で人を育てる技術 (13)「他部門との調整」が苦手な人への処方箋 芦屋　広太 ITpro Watcher 2007.04.16　https://xtech.nikkei.com/it/article/Watcher/20070415/268306/

ChatGPTに訊いてみた

1. 部署間調整力を身につける方法

  • 相手部署の視点を理解する:
    各部署が抱える課題や目標、懸念点を把握することが重要です。日頃から積極的にコミュニケーションを取り、情報交換を行いましょう。

  • 積極的な対話と信頼構築:
    定期的なミーティングや非公式な場での対話を通じ、相手部署との信頼関係を築くことが大切です。双方の立場や意見を尊重し合う姿勢が円滑な調整につながります。

  • 交渉・説得スキルの向上:
    異なる意見や抵抗があった場合、双方にとってのメリットや組織全体の利益を具体的に説明し、ウィンウィンの解決策を模索することが求められます。

  • 実践経験の積み重ね:
    日常の小さな調整案件やプロジェクトを通して、実際に問題解決のプロセスを経験することで、調整力を実践的に養うことができます。

2. 部署トップが反対する状況でのプロジェクト推進方法

  • 理由のヒアリングと共感:
    まずは、なぜその部署のトップがプロジェクトに反対しているのか、具体的な理由や懸念事項を丁寧にヒアリングしましょう。相手の立場や感情に寄り添うことで、共感を得ることが大切です。

  • Win-Winの提案作り:
    反対する部署にとってのメリット（業務効率の向上、コスト削減、または新たなビジネスチャンスなど）を明確に提示し、双方に利益がある形でプロジェクトを再設計できないか検討します。

  • 上位層や他部署の巻き込み:
    部署トップ単独での調整が難しい場合、上層部や中間管理職、または他部署のリーダーと協力し、組織全体の視点からプロジェクトの必要性やメリットを説明します。これにより、個々の部署だけでなく、組織全体での合意形成が促されます。

  • 試験的導入・パイロットプロジェクト:
    まずは小規模なパイロットプロジェクトとして実施し、実績や効果を実証する方法も有効です。成功事例を作ることで、反対意見を和らげることができます。

  • 継続的なフィードバックと柔軟な対応:
    プロジェクト実施中も定期的にミーティングや報告を行い、部署トップや関係者からのフィードバックを受け入れ、必要に応じて調整を行うことで、信頼と協力関係を維持しましょう。

これらの方法を実践することで、部署間調整力を高めるとともに、内部の対立を乗り越えた新規プロジェクトの推進が可能となります。